Właściciel hurtowni paliw: jak szybko obniżyć koszty zbiorników bez CAPEX?

Coraz więcej menedżerów w hurtowniach paliw szuka prostych sposobów, by lepiej planować zakupy i dostawy. Zmienne ceny, sezonowość i ograniczone moce magazynowe utrudniają pracę każdego dnia. Prognozy popytu mogą w tym pomóc, nawet bez zespołu IT i skomplikowanych narzędzi.

W tym artykule zobaczysz, jakie dane są potrzebne, jak zorganizować proces i jakimi prostymi metodami zacząć. Wszystko w wersji dla osób nietechnicznych, krok po kroku.

• Historia sprzedaży w litrach i transakcjach, z datą, produktem i lokalizacją.
• Podział na produkty, na przykład ON B7/B0, benzyny, LPG, HVO 100, AdBlue.
• Kalendarz: dni tygodnia, miesiące, święta, ferie, sezon grzewczy, żniwa.
• Czas dostawy od zamówienia do zrzutu oraz minimalne wolumeny i pojemność zbiorników.
• Zmiany cenników, akcje sprzedażowe i duże kontrakty.
• Pogoda i zdarzenia lokalne, które wpływają na ruch i zużycie.
• Oznaczenie anomalii, na przykład jednorazowych dużych wydań.

Dobrze, gdy dane są czyste, bez braków i duplikatów. Jeśli czegoś brakuje, zacznij od tego, co jest, i uzupełniaj z tygodnia na tydzień.

• Wyeksportuj sprzedaż do pliku z datą, produktem, lokalizacją i wolumenem.
• Agreguj dane tygodniowo lub dziennie. Oznacz i wyłącz skrajne, jednorazowe zdarzenia.
• Zastosuj średnią ruchomą albo proste wygładzanie. Dodaj efekt dnia tygodnia i sezonu.
• Wylicz zapas bezpieczeństwa na podstawie zmienności sprzedaży i czasu dostawy.
• Ustal jasne minimum i punkt zamówienia dla każdego produktu i zbiornika.
• Uruchom pilotaż na jednym produkcie i jednym magazynie. Sprawdź wyniki przez kilka tygodni.
• Po pilotażu rozszerz zakres na kolejne produkty i regiony.

To wystarczy, by zobaczyć pierwsze efekty bez nowych systemów i długich wdrożeń.

• Arkusz kalkulacyjny z wykresami, filtrami i funkcją prognozy serii czasowych.
• Szablon no‑code do prognoz, który obsługuje import plików i automatyczne odświeżanie.
• Prosty panel online do wizualizacji sprzedaży i stanów, z możliwością ustawienia alertów.
• Telemetria zbiorników i monitorowanie floty, które zasilają dane o stanach i dostawach.
• Współdzielony kalendarz dostaw z kolorami dostępności i oknami terminali.
• Formularz do zgłaszania przez handlowców zdarzeń, które mogą podbić popyt.

Wybieraj narzędzia, które importują pliki, mają komentarze, uprawnienia i wysyłają powiadomienia.

• Wskaż właściciela prognoz. Opisz role logistyki, sprzedaży i magazynu na jednej stronie.
• Ustal rytm pracy. Raz w tygodniu krótka odprawa i szybka decyzja o zamówieniach.
• Stwórz słownik pojęć: prognoza, zapas bezpieczeństwa, punkt zamówienia, anomalia.
• Pokaż wyniki na wspólnym panelu. Kolory sygnalizują poziomy ryzyka.
• Wprowadź zasadę jednej wersji danych. Zmiany opisuj krótkim komentarzem.
• Przeprowadź krótkie, praktyczne szkolenie. Najpierw cel, potem sposób działania.

Gdy ludzie rozumieją zasady, prognoza staje się codziennym narzędziem, a nie projektem.

• Błąd średni bezwzględny i procentowy pokazuje, jak trafne są prognozy.
• Odchylenie i bias pokazują, czy częściej przeszacowujesz, czy niedoszacowujesz.
• Udział dni ze stanem poniżej minimum mówi, jak często występują braki.
• Wskaźnik realizacji zamówień pokazuje, ile zapotrzebowania pokrywasz z zapasu.
• Zapas bezpieczeństwa dopasuj do zmienności popytu i czasu dostawy. Wyższa zmienność i dłuższy lead time to większy zapas.
• Podziel asortyment na grupy według wolumenu i stabilności. Najważniejsze i stabilne pozycje planuj z dłuższym horyzontem. Zmiennym produktom dodaj większy bufor.

Regularny przegląd wskaźników raz w tygodniu wystarczy, by utrzymać prognozy w ryzach.

• Policz popyt na okres równy czasowi dostawy i dodaj zapas bezpieczeństwa.
• Ustal punkt zamówienia i wielkość partii. Weź pod uwagę minimum logistyczne i pojemność zbiorników.
• Stosuj przegląd cykliczny albo punktowy. Cykliczny oznacza zamówienie w stałe dni. Punktowy uruchamia zamówienie po zejściu poniżej ustalonego poziomu.
• Zderz plan z oknami przyjęć, trasami i dostępnością pojazdów. Z góry rezerwuj najtrudniejsze terminy.
• W sezonach zwiększ częstotliwość przeglądu i poziom zapasu bezpieczeństwa.
• Włącz alerty. Gdy prognoza rośnie lub stany spadają szybciej, system informuje z wyprzedzeniem.

Tak zbudowany harmonogram ogranicza gaszenie pożarów i stabilizuje pracę hurtowni paliw.

• Zbierz rok sprzedaży dla jednego produktu i jednego magazynu w układzie tygodniowym.
• Oczyść dane i oznacz wyjątkowe, jednorazowe zdarzenia.
• Uruchom średnią ruchomą i prosty indeks sezonowy dnia tygodnia.
• Wyznacz minimum, punkt zamówienia i zapas bezpieczeństwa.
• Ustal konkretny cel na najbliższe tygodnie, na przykład skrócenie czasu bez stanów.
• Wprowadź cotygodniowy przegląd i zapisuj decyzje. Koryguj ustawienia po każdym tygodniu.
• Gdy widać efekt, rozszerz proces na kolejne produkty i lokalizacje.

Prognozy popytu nie muszą być skomplikowane, by działały. W 2025 roku proste metody i konsekwencja dają szybkie oszczędności czasu i stabilność dostaw, a cały zespół pracuje w oparciu o te same dane. To dobry moment, by zamienić intuicję na liczby i zyskać spokój w planowaniu.

Uruchom pilotaż prognoz w arkuszu jeszcze dziś i ustaw pierwszy tygodniowy przegląd wyników w kalendarzu.